Geef je medewerkers een leaseauto of auto van de zaak? Dan wil je geen losse mondelinge afspraken, maar duidelijke spelregels. Met een goede autoregeling leg je vast wie recht heeft op een auto, welk budget geldt, hoe privégebruik werkt en wie welke kosten draagt. Op deze pagina vind je een praktisch autoregeling voorbeeld voor het mkb, plus de onderdelen die je echt niet wilt vergeten. Wil je stap-voor-stap aan de slag, bekijk dan autoregeling opstellen.
Zie dit voorbeeld als een sterke basis, niet als een standaarddocument dat je blind kunt kopiëren. Elke onderneming heeft andere arbeidsvoorwaarden, leasecontracten, fiscale aandachtspunten en keuzes rond elektrisch rijden. Laat je regeling daarom altijd aansluiten op jouw praktijk en laat haar waar nodig juridisch en fiscaal toetsen.
Waarom afspraken over de auto van de zaak op papier moeten
Een autoregeling voorkomt discussie op het moment dat er iets gebeurt. Denk aan schade, een verkeersboete, een medewerker die meer privé rijdt dan verwacht of een werknemer die uit dienst gaat. Als de afspraken vooraf helder zijn, houd je grip op kosten, veiligheid en wagenparkbeheer. Voor medewerkers is het ook prettig: zij weten meteen wat wel en niet mag, welke verplichtingen er zijn en waar ze aan toe zijn bij onderhoud, pech of vervangend vervoer.
Juist in het mkb, waar snel geschakeld wordt en functies kunnen veranderen, is een leaseregeling vaak een stuk praktischer dan losse e-mails of mondelinge uitzonderingen.
Wat moet er minimaal in een goede autoregeling staan?
Een werkbare regeling is concreet. Niet te juridisch dichtgetimmerd, maar ook niet zo algemeen dat je er in de praktijk niets aan hebt. Neem in elk geval deze onderdelen op:
- voor wie de regeling geldt en vanaf wanneer;
- de voorwaarden voor toewijzing van een leaseauto;
- leasebudget, eigen bijdrage en keuzevrijheid;
- regels voor zakelijk gebruik, privégebruik en bijtelling;
- afspraken over onderhoud, reparatie, banden en APK;
- schade, verzekering, eigen risico en meldplicht;
- brandstofpas, laadkosten en gebruik in het buitenland;
- wat er gebeurt bij functiewijziging, langdurige afwezigheid of uitdiensttreding.
Werk je met elektrische auto’s? Voeg dan ook afspraken toe over thuisladen, laadpassen, verbruik en eventuele vergoeding van stroomkosten. Wil je breder sturen op EV- en CO2-richtlijnen, lees dan meer over wagenpark verduurzamen.
Praktisch voorbeeld van een leaseautoregeling
Onderstaand voorbeeld van een lease auto regeling is bewust praktisch geschreven. Je kunt de opzet gebruiken als basis voor je eigen autoreglement of gebruikersovereenkomst.
1. Toepassing en toewijzing
- De werkgever kan aan werknemers een leaseauto ter beschikking stellen als dit past bij de functie, de zakelijke kilometrage of andere vooraf bepaalde criteria.
- De werkgever bepaalt of een medewerker in aanmerking komt voor een auto van de zaak en in welke categorie de auto valt.
- De regeling geldt vanaf de datum van ondertekening en maakt onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden of van een aparte gebruikersovereenkomst.
2. Leasebudget, keuze van de auto en eigen bijdrage
- Per functie of functiegroep geldt een maximaal leasebudget.
- De medewerker kiest de auto binnen dit budget en binnen de kaders die de werkgever stelt voor type auto, looptijd, kilometrage en duurzaamheid.
- Wordt gekozen voor een duurdere auto dan het beschikbare budget, dan kan het meerdere als eigen bijdrage voor rekening van de medewerker komen.
- Accessoires of latere aanpassingen zijn alleen toegestaan na schriftelijke goedkeuring van de werkgever.
3. Gebruik van de auto, privégebruik en bijtelling
- De leaseauto is in de eerste plaats bedoeld voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer, voor zover dat binnen het beleid van de werkgever valt.
- Leg expliciet vast of privégebruik is toegestaan. Als privégebruik is toegestaan, moet de medewerker zich houden aan de fiscale regels rondom bijtelling.
- Als privégebruik niet is toegestaan, moet dat schriftelijk zijn vastgelegd. In veel situaties geldt dat de medewerker dan niet meer dan 500 privékilometers per kalenderjaar mag rijden.
- Wanneer nodig levert de medewerker een sluitende rittenregistratie aan. Een Verklaring geen privégebruik auto kan alleen worden toegepast als aan alle voorwaarden van de Belastingdienst wordt voldaan.
- Gebruik door derden, zoals gezinsleden of vrienden, is alleen toegestaan als dat past binnen de regeling en de verzekeringsvoorwaarden.
4. Onderhoud, schade en kosten
- De medewerker gebruikt de auto zorgvuldig en volgt instructies op over onderhoud, bandenspanning, vloeistoffen, waarschuwingen op het dashboard en tijdige reparatie.
- Onderhoud, bandenwissel, APK en reparaties worden uitgevoerd volgens de afspraken met de leasemaatschappij of door aangewezen partners.
- Schade, diefstal, pech en ruitbreuk moeten direct worden gemeld volgens de geldende procedure.
- Boetes, naheffingen, kosten door nalatigheid en niet-gemelde schade kunnen voor rekening van de medewerker komen.
- Leg ook vast wanneer een eigen risico geldt en in welke situaties de werkgever dat wel of niet doorbelast.
5. Tankpas, laadpas en elektrische auto’s
- Een tankpas of laadpas mag alleen worden gebruikt voor de toegewezen auto, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
- Misbruik, verlies of diefstal van de pas moet direct worden gemeld.
- Bij elektrische auto’s neem je op hoe thuisladen wordt geregeld, of er een laadpunt wordt geplaatst en hoe stroomkosten worden vergoed of verrekend.
- Beschrijf ook wie verantwoordelijk is voor onderhoud of schade aan een thuislaadpunt, voor zover dat van toepassing is.
6. Functiewijziging, langdurige afwezigheid en uitdiensttreding
- Bij wijziging van functie, daling van zakelijke kilometrage of langdurige afwezigheid kan de werkgever opnieuw beoordelen of de medewerker nog recht heeft op een leaseauto.
- Bij uitdiensttreding moet de auto compleet en in nette staat worden ingeleverd, inclusief sleutels, passen, documenten en eventuele accessoires die bij de auto horen.
- Als vroegtijdige beëindiging van het leasecontract extra kosten veroorzaakt, leg dan vast in welke gevallen deze voor rekening van de werkgever of medewerker komen.
- Neem ook een wijzigingsclausule op, maar houd rekening met het arbeidsrecht: een werkgever kan arbeidsvoorwaarden niet zomaar eenzijdig aanpassen.
Pas dit voorbeeld aan op jouw praktijk
De beste autoregeling is niet per se de langste, maar de regeling die in jouw organisatie werkt. Heb je een klein wagenpark met vaste berijders, dan kun je vaak volstaan met een compact document. Werk je met meerdere functiegroepen, elektrische auto’s, poolauto beheer of keuzes rondom mobiliteitsbudget of leaseauto, dan is meer detail slim.
Let vooral op deze punten bij het aanpassen van een voorbeeld autoregeling:
- sluit de regeling aan op je arbeidsovereenkomsten en personeelshandboek;
- controleer of de afspraken passen bij je leasecontract en verzekeringen;
- leg vast hoe je omgaat met voertuigdata, ritinformatie en privacy volgens de AVG;
- beschrijf duidelijk wie beslist bij schade, vervangend vervoer en uitzonderingen;
- houd fiscale regels actueel, bijvoorbeeld rond bijtelling en privégebruik.
Zo voorkom je dat je op papier iets afspreekt wat in de praktijk niet uitvoerbaar is.
Veelgestelde vragen over een autoregeling
Wat is de autoregeling?
Een autoregeling is het document waarin je de afspraken vastlegt over het gebruik van een leaseauto of auto van de zaak. Denk aan toewijzing, budget, privégebruik, onderhoud, schade, kosten en inlevering. Vaak is het de basis van het beleid, met daarnaast per medewerker een aparte gebruikersovereenkomst.
Kan een werkgever een leaseautoregeling eenzijdig wijzigen?
Dat kan niet zomaar. Of een wijziging mogelijk is, hangt af van de arbeidsovereenkomst, een eventueel wijzigingsbeding, de cao en de reden voor de aanpassing. In de praktijk is een zwaarwegend bedrijfsbelang vaak belangrijk. Laat zulke wijzigingen altijd zorgvuldig beoordelen.
Hoe werkt bijtelling in het kort?
Bijtelling speelt wanneer een auto van de zaak ook privé ter beschikking staat. In veel gevallen hoeft geen bijtelling te worden toegepast als een medewerker op jaarbasis maximaal 500 privékilometers rijdt en aan alle voorwaarden voldoet. Leg daarom in je regeling duidelijk vast of privégebruik wel of niet is toegestaan en welke administratie nodig is.
Wat is het verschil tussen een autoregeling en een gebruikersovereenkomst?
De autoregeling beschrijft het algemene beleid voor alle medewerkers die in aanmerking komen voor een auto van de zaak. De gebruikersovereenkomst is persoonlijk en wordt ondertekend door de individuele berijder. Daarin kun je specifieke afspraken opnemen over het gekozen voertuig, de ingangsdatum, de eigen bijdrage en de praktische verplichtingen.
Moet je voor elektrische auto’s extra afspraken opnemen?
Ja, meestal wel. Denk aan thuisladen, vergoeding van stroomkosten, gebruik van laadpassen, installatie van een laadpunt en verantwoordelijkheden bij schade of beëindiging van de overeenkomst. Zeker bij elektrische leaseauto’s voorkomt een paar extra regels later veel gedoe.
Wil je van een algemeen voorbeeld naar een regeling die echt past bij jouw mensen, leasecontracten en wagenpark? DriveWise helpt organisaties vanuit Valkenswaard en in de rest van Nederland met persoonlijk, merkonafhankelijk leaseadvies en praktisch wagenparkbeheer dat wél werkbaar is in de dagelijkse praktijk.
