Vanaf de invoering van de regeling werkgebonden personenmobiliteit moeten veel werkgevers hun mobiliteitsgegevens beter op orde hebben. Niet alleen voor de rapportage aan RVO, maar ook om grip te houden op leaseauto’s, declaraties, OV-gebruik en woon-werkverkeer. Zoek je helderheid over wat je precies moet registreren, voor wie de verplichting geldt en hoe je dit praktisch organiseert in 2026? Dan zit je hier goed. Hieronder lees je de kern zonder juridisch rookgordijn: wie moet rapporteren, welke gegevens je verzamelt, hoe de jaarlijkse aanlevering werkt en waar organisaties in de praktijk vaak vastlopen.
Voor wie geldt de WPM-regeling?
De regeling werkgebonden personenmobiliteit, vaak afgekort tot WPM, is bedoeld voor werkgevers boven een bepaalde werknemersdrempel. In de basis gaat het om organisaties met 100 of meer werknemers onder hetzelfde KvK-nummer. Bij de telling kijk je dus niet alleen naar één vestiging, maar naar de organisatie als geheel. Ook telt niet iedere losse werkrelatie automatisch mee: in de regeling speelt onder meer mee of iemand loon ontvangt en doorgaans minimaal 20 uur per maand werkt.
Twijfel je of jouw organisatie onder de rapportageplicht valt? Kijk dan niet alleen naar het aantal mensen in je HR-systeem, maar toets ook de formele criteria en de actuele overheidsregels. Juist rond 2025 en 2026 is er veel verwarring ontstaan door overgangsregels, uitzonderingen en discussies over de drempel voor kleinere werkgevers.
Wat moet je registreren voor de CO2-rapportage?
De kern is simpel: je rapporteert niet zomaar ‘mobiliteit’, maar de totale jaarlijkse kilometers van werkgebonden personenmobiliteit. Daarbij maak je onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. Daarnaast leg je vast met welk vervoermiddel is gereisd en, waar relevant, welk brandstoftype daarbij hoort. Op basis van die gegevens wordt de CO2-uitstoot berekend. Meestal lever je totalen aan per categorie, niet iedere rit van iedere medewerker afzonderlijk.
| Onderdeel | Wat verzamel je? | Praktisch voorbeeld |
|---|---|---|
| Woon-werkverkeer | Jaarkilometers per vervoermiddel | Auto, fiets, openbaar vervoer of lopen |
| Zakelijk verkeer | Kilometers buiten het woon-werktraject | Bezoek aan klant, projectlocatie of leverancier |
| Lease- of eigen wagenpark | Kilometers en voertuiggegevens | Brandstofsoort, tellerstanden of ritdata |
| Declaraties en mobiliteitsdiensten | Kilometers uit vergoedingen, OV of mobiliteitsapp | Kilometerdeclaratie, NS Business Card, MaaS-platform |
Belangrijk is dat je totalen logisch en controleerbaar zijn. Voor veel werkgevers werkt een mix van bronnen het best: HR-data, leasegegevens, laad- of tankpassen, declaraties en een gerichte woon-werkenquête. Juist die combinatie maakt het verschil tussen een rapportage die op papier klopt en een proces dat in de praktijk ook echt werkbaar blijft. Heb je leaseauto’s in je organisatie, zorg dan voor een sluitende rittenadministratie; zie Rittenregistratie: regels voor leaseauto’s. Elektrificatie helpt daarnaast om WPM-emissies structureel te verlagen; oriënteer je op Zakelijk elektrisch leasen.
Zo werkt de rapportage in 2026
In de basis werkt de WPM-rapportage per kalenderjaar. Je verzamelt dus gedurende het jaar mobiliteitsgegevens en levert die daarna digitaal aan via het loket van RVO, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Vaak geldt als uitgangspunt dat je uiterlijk vóór 1 juli rapporteert over het voorgaande kalenderjaar. Voor het indienen heb je meestal eHerkenning en de juiste machtiging nodig.
Let wel op: in de eerste jaren van de regeling zijn deadlines, overgangsregelingen en uitzonderingen meerdere keren aangepast. Daardoor zie je online nog veel tegenstrijdige informatie. Sommige bronnen verwijzen naar de eerste rapportage over 2024, andere naar een gecombineerde of aangepaste aanlevering in 2026. Werk daarom niet blind op oudere artikelen. Controleer voor jouw organisatie altijd drie dingen: de actuele werknemersdrempel, het verslagjaar waarover je moet rapporteren en de uiterste indiendatum die op dat moment geldt.
CO2-registratie praktisch inrichten zonder gedoe
De grootste fout is wachten tot het einde van het jaar. Dan moet je ineens kilometers reconstrueren uit losse declaraties, tankpassen en mailboxen. Slimmer is om je registratie vanaf de start praktisch in te richten.
- Breng eerst alle mobiliteitsbronnen in kaart, zoals leaseauto’s, privéauto’s op declaratie, OV, fietsregelingen en mobiliteitskaarten.
- Bepaal daarna per bron welke data al beschikbaar is en welke data je nog moet uitvragen.
- Scheid woon-werkverkeer altijd van zakelijke ritten, want die komen apart terug in de rapportage.
- Kies één vaste methode voor woon-werkdata, bijvoorbeeld een representatieve enquête of structurele registratie vanuit je beleid voor Duurzame mobiliteit.
- Leg verantwoordelijkheden vast tussen HR, finance, fleet en eventueel je externe mobiliteitspartner.
Ga je (deels) elektrificeren, regel dan tijdig de randvoorwaarden voor laden op kantoor en thuis met Laden en elektrische infrastructuur.
Voor organisaties met een leasewagenpark is dit meteen een logisch moment om meer overzicht te creëren met een wagenparkscan. Als je leasegegevens, kilometerstanden, berijderswissels en declaraties centraal organiseert, wordt WPM geen los compliance-project maar een normaal onderdeel van wagenparkbeheer en mobiliteit. Dat scheelt tijd, fouten en last-minute stress.
Veelgemaakte fouten bij werkgebonden personenmobiliteit
- Woon-werkverkeer en zakelijke ritten door elkaar laten lopen.
- Alleen leaseauto’s registreren en OV of declaraties vergeten.
- Medewerkers handmatig laten aanleveren zonder duidelijke instructie.
- Vestigingen apart tellen terwijl de drempel op organisatieniveau geldt.
- Oude deadline-informatie gebruiken uit nieuwsberichten van een vorig verslagjaar.
Ook classificatie gaat geregeld mis. Een rit van huis naar een vaste werklocatie is iets anders dan een rit naar een klantlocatie. En bij een reis met meerdere vervoermiddelen moet je een eenduidige methode kiezen die aansluit op de overheidsuitleg. Consistentie is hier belangrijker dan improvisatie.
AVG en privacy bij CO2-registratie
WPM-data raakt al snel aan persoonsgegevens. Daarom is het slim om privacy vanaf het begin mee te nemen. Verzamel alleen wat je nodig hebt, beperk toegang tot de data en informeer medewerkers helder over het doel van de registratie. In veel gevallen kun je werken met geaggregeerde totalen in plaats van een volledige individuele reisgeschiedenis. Dat is niet alleen netter richting je medewerkers, maar past ook beter bij de AVG.
Veelgestelde vragen over WPM en CO2-registratie
Is CO2-rapportage verplicht voor werknemersverkeer?
Ja, als jouw organisatie onder de regeling valt, gaat het niet alleen om zakelijke ritten maar ook om woon-werkverkeer. Juist dat onderdeel wordt vaak onderschat. De rapportage kijkt naar werkgebonden personenmobiliteit als totaal.
Is de rapportageverplichting voor werkgebonden personenmobiliteit afgeschaft?
Nee, niet in algemene zin. Wel zijn er in de praktijk discussies geweest over drempels, uitstel en versoepelingen voor bepaalde groepen werkgevers. Daardoor lijkt het soms alsof de regeling is verdwenen, maar voor organisaties die onder de actuele regels vallen blijft rapporteren relevant.
Is er in 2026 nog een rapportageplicht voor werkgebonden personenmobiliteit voor mkb?
Dat hangt af van de werknemersdrempel en de overgangsregels die op dat moment gelden. Het mkb is dus niet automatisch altijd verplicht of automatisch altijd vrijgesteld. Controleer daarom je actuele personeelsomvang en de meest recente overheidspublicaties voordat je aannames doet.
Wat doe je met reizen naar klanten of andere externe locaties?
Die vallen meestal onder zakelijk verkeer en niet onder woon-werkverkeer. Het is verstandig om die categorie in je systemen apart te zetten, zodat je rapportage later niet vervuilt.
Moet je ook OV-reizen meenemen?
Ja, openbaar vervoer hoort erbij als het deel uitmaakt van het werkgebonden reizen van je medewerkers. Denk aan woon-werkritten met trein of bus, maar ook aan zakelijke OV-reizen die door de werkgever worden betaald of vergoed.
Wat als een rit uit meerdere vervoermiddelen bestaat?
Gebruik dan een vaste en controleerbare methode. In de praktijk wordt vaak aangesloten bij het vervoermiddel waarmee het grootste deel van de reis is afgelegd. Belangrijker nog is dat je die keuze consequent toepast in je hele registratie.
Hoe begin je als je nu nog niets hebt ingericht?
Begin klein maar gestructureerd. Maak eerst een overzicht van alle mobiliteitsstromen, kies per stroom een databron en spreek intern af wie verantwoordelijk is. Daarna kun je processen verbeteren of automatiseren. Zo bouw je stap voor stap aan een registratie die klopt én werkbaar blijft.
Wil je mobiliteit niet alleen compliant maken, maar ook overzichtelijker organiseren en je Wagenpark verduurzamen? Dan is WPM meteen een mooi moment om breder naar je wagenpark, leasekeuzes en mobiliteitsproces te kijken. Bij DriveWise denken we daar graag praktisch in mee, ook voor CO2-rapportage uitbesteden, met korte lijnen en zonder onnodige bureaucratie.
